6S là gì? Nâng cao năng suất và an toàn cho doanh nghiệp với 6S

Trong lĩnh vực phương pháp cải tiến liên tục, 6S là một cách tiếp cận mạnh mẽ để nâng cao hiệu suất và hiệu suất của tổ chức. Dựa trên các nguyên tắc của sản xuất 6S vượt xa phương pháp 5S truyền thống bằng cách bổ sung thêm yếu tố thứ sáu, an toàn. Hệ thống tổng thể này nhằm mục đích tạo ra một nơi làm việc không chỉ được tổ chức tốt và hiệu quả mà còn ưu tiên phúc lợi của nhân viên. Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào các khái niệm cốt lõi của 6S và khám phá cách áp dụng nó cho các ngành khác nhau.

1. 6S là gì?

Phương pháp 6S là phiên bản nâng cấp hơn của phương pháp 5S. Cách tiếp cận 6S là cách tổ chức và quản lý nơi làm việc được bảo quản tốt, hiệu quả, chất lượng cao và an toàn cho nhân viên ở bất kỳ công ty nào. Phương pháp 5S có nguồn gốc từ Nhật Bản. Nó được phát triển bởi Hiroyuki Hirano và 5S được Toyota sử dụng lần đầu tiên vào năm 1970.

Phương pháp 6S bao gồm:

• Sort (Sàng lọc): Loại bỏ những thứ không cần thiết khỏi nơi làm việc để tạo ra một môi trường có tổ chức và hiệu quả hơn. 
• Set in Order (Sắp xếp): Sắp xếp các mục cần thiết một cách có hệ thống và dễ tiếp cận để giảm thiểu lãng phí và cải thiện quy trình làm việc. 
• Shine (Sạch sẽ): Duy trì sự sạch sẽ và ngăn nắp trong không gian làm việc để xác định và giải quyết kịp thời các vấn đề. 
• Standardize (Săn sóc): Thiết lập và duy trì các quy trình được tiêu chuẩn hóa để duy trì những cải tiến đạt được thông qua sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ.
• Sustain (Sẵn sàng): Thấm nhuần văn hóa cải tiến liên tục để đảm bảo rằng lợi ích đạt được được duy trì trong thời gian dài. 
• Safety (sự an toàn): Tích hợp các biện pháp và thực hành an toàn vào hoạt động hàng ngày để bảo vệ sức khỏe của nhân viên và ngăn ngừa tai nạn.

2. Triển khai 6S

Triển khai 6S  là một quy trình có cấu trúc bao gồm sự kết hợp giữa lập kế hoạch, đào tạo và cam kết liên tục. Dưới đây là các bước chi tiết để hướng dẫn triển khai 6S trong một tổ chức: 

2.1. Đánh giá và lập kế hoạch

• Tiến hành phân tích nơi làm việc: Bắt đầu bằng cách đánh giá kỹ lưỡng tình trạng hiện tại của nơi làm việc. Xác định các lĩnh vực cần cải thiện về mặt tổ chức, sạch sẽ và an toàn. 
• Đặt mục tiêu: Xác định rõ ràng mục tiêu triển khai 6S. Những mục tiêu này phải phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức, chẳng hạn như nâng cao hiệu quả, giảm lãng phí và tăng cường an toàn tại nơi làm việc. 
• Tạo một nhóm đa chức năng: Thành lập một nhóm đại diện cho các phòng ban và cấp độ khác nhau trong tổ chức. Nhóm này sẽ chịu trách nhiệm chỉ đạo và hỗ trợ quá trình thực hiện. 

2.2. Đào tạo

• Đào tạo nhân viên: Cung cấp các buổi đào tạo để nhân viên làm quen với các nguyên tắc của 6S Lean. Đảm bảo rằng mọi người đều hiểu tầm quan trọng của từng chữ ‘S’ và cách nó góp phần vào hiệu quả và sự an toàn chung. 
• Huấn luyện an toàn: Nhấn mạnh tầm quan trọng của an toàn tại nơi làm việc. Đào tạo nhân viên về các quy trình an toàn, cách sử dụng thiết bị và quy trình khẩn cấp thích hợp. 
• Thúc đẩy quyền sở hữu: Khuyến khích nhân viên nắm quyền sở hữu không gian làm việc của họ và tích cực tham gia triển khai 6S. Nuôi dưỡng ý thức trách nhiệm trong việc duy trì một môi trường sạch sẽ, có tổ chức và an toàn.

2.3. Triển khai 6S ban đầu

• Sort (Sàng lọc): Bắt đầu bằng việc dọn dẹp không gian làm việc. Xác định và loại bỏ những mục không cần thiết, không đóng góp cho quá trình làm việc. 
• Set in Order (Sắp xếp): Sắp xếp các mục còn lại một cách hợp lý và hiệu quả. Triển khai các biện pháp kiểm soát trực quan, chẳng hạn như nhãn và biển báo, để hướng dẫn nhân viên về nơi tìm và trả lại đồ. 
• Shine (Sạch sẽ): Thực hiện lịch vệ sinh thường xuyên để đảm bảo không gian làm việc được bảo trì nhất quán. Khuyến khích nhân viên dọn dẹp khi họ rời đi và báo cáo mọi vấn đề kịp thời. 
• Standardize (Săn sóc): Tạo các công cụ hỗ trợ trực quan và danh sách kiểm tra để giúp nhân viên tuân theo các tiêu chuẩn đã thiết lập. 
• Sustain (Sẵn sàng): Thiết lập quy trình kiểm tra 6S thường xuyên. Khuyến khích văn hóa cải tiến liên tục bằng cách ghi nhận và khen thưởng nhân viên vì những đóng góp của họ trong việc duy trì nguyên tắc 6S.

2.4. Tích hợp an toàn (Anzen)

• Xác định các mối nguy hiểm về an toàn: Tiến hành kiểm tra an toàn kỹ lưỡng để xác định các mối nguy hiểm tiềm ẩn tại nơi làm việc. Điều này bao gồm việc đánh giá thiết bị, quy trình và các yếu tố môi trường. 
• Thực hiện các biện pháp an toàn: Phát triển và thực hiện các quy trình an toàn để giải quyết các mối nguy hiểm đã xác định. Điều này có thể bao gồm việc sử dụng thiết bị bảo hộ cá nhân (PPE), bảo vệ máy móc và cải tiến công thái học. 
• Đào tạo về An toàn: Đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều được đào tạo về các quy trình và giao thức an toàn. Cung cấp giáo dục an toàn liên tục để nâng cao nhận thức và tuân thủ. 

2.5. Cải tiến và thích ứng liên tục

• Giám sát liên tục: Thường xuyên đánh giá hiệu quả của thực hành 6S thông qua kiểm tra và phản hồi từ nhân viên. Xác định các lĩnh vực cần cải thiện và thực hiện các điều chỉnh cần thiết. 
• Thích ứng với Thay đổi: Khi tổ chức phát triển, hãy chuẩn bị sẵn sàng để điều chỉnh các thực hành 6S để đáp ứng những thách thức và cơ hội mới. Tính linh hoạt là chìa khóa để duy trì lợi ích của 6S trong thời gian dài. 
• Khuyến khích phản hồi của nhân viên: Nuôi dưỡng văn hóa nơi nhân viên cảm thấy thoải mái khi đưa ra phản hồi về việc triển khai 6S. Hành động dựa trên các đề xuất mang tính xây dựng để liên tục cải tiến và nâng cao quy trình.

3. Ứng dụng của 6S trong bối cảnh thực tế

Các ứng dụng trong bối cảnh thực tế của 6S mở rộng trên nhiều ngành khác nhau, thể hiện tính linh hoạt và hiệu quả của nó trong việc nâng cao hiệu quả, an toàn và văn hóa tổng thể tại nơi làm việc. Dưới đây là những ví dụ cụ thể về cách áp dụng nguyên tắc 6S trong các bối cảnh khác nhau:

3.1. Chế tạo 

• Triển khai Sort (Sàng lọc) và Set in Order (Sắp xếp) trong sản xuất đảm bảo rằng các trạm làm việc không có các vật dụng không cần thiết, đồng thời các công cụ và vật liệu được sắp xếp một cách có hệ thống để truy cập nhanh chóng và hiệu quả. 
• Bảo trì thiết bị thường xuyên: Nguyên tắc Shine (Sạch sẽ) được áp dụng bằng cách kết hợp lịch trình bảo trì và vệ sinh thường xuyên cho máy móc và thiết bị. Điều này không chỉ đảm bảo tuổi thọ của chúng mà còn giảm nguy cơ hỏng hóc, gián đoạn trong sản xuất. 

3.2. Môi trường văn phòng

• Tổ chức không gian làm việc: Áp dụng Sort (Sàng lọc) và Set in Order (Sắp xếp) trong không gian văn phòng bao gồm việc dọn dẹp bàn làm việc, sắp xếp tài liệu và tạo không gian được chỉ định cho nhiều nhiệm vụ khác nhau. Điều này góp phần tạo nên một môi trường làm việc tập trung và hiệu quả hơn. 
• Tổ chức kỹ thuật số: Nguyên tắc 6S có thể mở rộng sang không gian kỹ thuật số, khuyến khích nhân viên sắp xếp các tệp máy tính, email và các tài sản kỹ thuật số khác. Điều này có thể nâng cao khả năng truy xuất thông tin và hiệu quả công việc.
• Sức khỏe của nhân viên: Safety (Sự an toàn) trong môi trường văn phòng có thể liên quan đến việc đánh giá công thái học để đảm bảo rằng nơi làm việc được thiết kế để ngăn ngừa thương tích và sự khó chịu. Ngoài ra, các quy trình an toàn cho các tình huống khẩn cấp góp phần mang lại sức khỏe tổng thể cho nhân viên.

3.3. Công nghiệp dịch vụ

• Tổ chức không gian làm việc: Trong các doanh nghiệp định hướng dịch vụ, việc áp dụng các nguyên tắc Sort (Sàng lọc) và Set in Order (Sắp xếp) cho các không gian văn phòng hỗ trợ sẽ góp phần vào quy trình làm việc hiệu quả, cung cấp dịch vụ kịp thời và môi trường làm việc tích cực. 
• An toàn cho khách hàng: Trong các ngành như khách sạn, các biện pháp an toàn là rất quan trọng đối với cả nhân viên và khách hàng. Điều này bao gồm các quy trình về an toàn thực phẩm, xử lý đúng cách các hóa chất tẩy rửa và quy trình ứng phó khẩn cấp. 

6S thể hiện một cách tiếp cận toàn diện và tích hợp để cải thiện nơi làm việc, kết hợp các nguyên tắc của sản xuất  với sự nhấn mạnh vào sự an toàn. Bằng cách thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục và ưu tiên phúc lợi của nhân viên, các tổ chức có thể đạt được mức hiệu quả, năng suất và thành công chung cao hơn. Việc thực hiện đòi hỏi sự cam kết, hợp tác và cống hiến để tạo ra một nơi làm việc không chỉ hiệu quả mà còn an toàn và có lợi cho sức khỏe của nhân viên.